EvolynxNG Visitor permet d’intégrer la gestion des visiteurs au contrôle d’accès et à la supervision EvolynxNG.
Le système regroupe les fonctions EvolynxNG natives relatives à la gestion des visiteurs (des fonctions complémentaires existent au travers des Security Softs uDemand et uHost).
La gestion des visites fait ainsi intervenir :
- La fiche personnelle visiteur : cette fiche est constituée des informations du visiteur. Si le visiteur est déjà venu, la fiche personnelle est conservée sans limite de temps, ni de capacité dans le système.
- La demande de visite : la demande correspond au formulaire regroupant les informations de la visite telles que le lieu, la date, le demandeur, la ou les personnes visitées, …. Cette opération peut être réalisée à l’accueil du visiteur, dans ce cas nous parlons de visite inopinée.
Pour alléger les procédures et décharger l’accueil, le système prévoit un système de délégation des droits d’un directeur à son assistant(e), et permet également d’anticiper, pour les visites attendues, la préparation / validation / attribution de badges visiteurs.
Le process de gestion des visites par EvolynxNG Visitor est le suivant :
- L’accueil du visiteur : cette étape est réalisée sur le lieu de visite et permet d’attribuer, imprimer un badge à un visiteur en fonction d’une demande de visite réalisée ou inopinée. Cette attribution va déclencher le téléchargement des droits d’accès pour les accès concernés. Les automates sont mis à jour pour les droits d’accès en moins de 20 secondes.
- La visite en cours : lors de la visite, le visiteur peut utiliser son badge pendant toute la durée de la visite (en adéquation avec la plage horaire associée à son droit ainsi que la date de validité de la visite). Il est aussi possible de connaître le nombre et l’identité des visites en cours, d’effectuer des opérations de déclarations de badge perdu/volé….
- La fin de visite : cette opération est réalisée par un traitement batch dans la mesure où il n’y a pas de procédure de restitution physique de badge.
- L’après visite : il est possible de consulter l’historique des visites, ainsi que les statistiques sur les visites. Les statistiques intègrent des vues graphiques (histogramme, camembert…)
La gestion des visites peut s’effectuer sur un principe de :
- Visite libre : le visiteur dispose de droits d’accès définis, il dispose d’un badge actif. Il peut utiliser différentes technologies, y compris des badges virtuels sur smartphone.
- Visite accompagnée : le visiteur est obligatoirement accompagné par une ou plusieurs personnes sur tout ou partie du site. Le visiteur dispose d’un délai pour badger à la suite de son accompagnateur. Il est possible de disposer de plusieurs accompagnateurs par visiteur et d’avoir un seul accompagnateur pour un groupe de visiteurs.
- Visite escortée : le visiteur est obligatoirement accompagné par une ou plusieurs personnes sur tout ou partie du site. Ce mode est plus restrictif que l’accompagnement strict puisque l’accompagnateur doit badger pour valider les passages du visiteur.
Il est à noter qu’EvolynxNG Visitor fournit des outils pour un contrôle automatique de l’usage « abusif » des visites :
- Restriction selon le profil des demandeurs et des usagers : mot de passe pour utiliser l’application, lieux de visites autorisés, les personnes ou catégories « visitables », les catégories de personnes autorisées à accompagner des visiteurs, les droits d’accès autorisés de type visiteur
- Notion d’accord de demande de visite, automatiquement ou par simple ou double validation d’opérateurs de niveau 1 et 2. L’accord automatique suit des règles prédéfinies basées sur la catégorie de visite, la durée de visite, la nationalité du visiteur, sa société, le lieu de visite, ou le demandeur
- Contrôle du nombre maximal de jours de visites consécutives autorisées
- Notion de liste noire automatique ou manuelle par personne et société.
EvolynxNG Visitor présente ainsi une richesse fonctionnelle adaptée à la diversité des types de visites. Le système permet la gestion des visiteurs multi-sites, par le web et votre intranet.
Les visiteurs sont accueillis plus rapidement et plus facilement, sans faille pour la sécurité.
